6 tips zodat je e-mail gelezen wordt


Je klanten, zakenpartners en collega’s hebben vaak geen tijd om al hun e-mail te lezen. Sommigen krijgen honderden e-mails per dag. Ze scannen de titels en lezen en beantwoorden de mails die ze snel kunnen beantwoorden. Aan de rest komen ze vaak niet meer toe. Hoe zorg je er voor dat ze jouw mail wél lezen? Bryan A. Garner geeft in de Harvard Business Review zes handige tips. Garner is specialist in zakelijk schrijven. Deze tips zijn afkomstig uit zijn nieuwe boek, de HBR Guide to Better Business Writing.

1) Gebruik correcte schrijftaal
Gebruik hoofdletters en interpunctie zoals het hoort. Dit kan in een e-mail tijdverspilling lijken, vooral als je je bericht op een handheld maakt. Maar het is een kwestie van de puntjes op de i zetten. Mailtjes met taalfouten verraden slordigheid. En het kost minder moeite om in één keer een duidelijke boodschap te schrijven, dan dat je nog een mail moet sturen om het uit te leggen.

2) Kom direct ter zake
Wees direct als je iets wilt vragen, draai er niet omheen. Een kort compliment kan wel helpen (‘Geweldig interview, bedankt voor het versturen. Mag ik om een gunst vragen?). Beschrijf alle deadlines en details die de andere partij moet weten om ervoor te zorgen dat het werk goed gedaan wordt en op tijd klaar is.

3) Houd het kort, maar niet te kort
Lange mails worden vervelend gevonden en slurpen energie bij de lezer. Lezers willen niet teveel scrollen. Waarschijnlijk nemen ze een lange mail vluchtig door en missen ze belangrijke details, of slaan ze hem helemaal over. Maak dus zelden een mail van langer dan een beeldscherm. Focus je inhoud en beperk je taal.
Als je het vet van je mail af schrapt, houd dan wel het vlees in tact. Lever voldoende achtergrondinformatie en zorg dat je tekst begrijpelijk is vanuit het perspectief van de geadresseerde(n). Als je een projectupdate maakt, herinner ze waar het project stond en beschrijf wat er sindsdien is gebeurd.

4) Zet gebeurtenissen op een rij
Als er een serieus conflict ontstaat bij een bedrijf, vragen advocaten altijd om een chronologisch overzicht van relevante gebeurtenissen in de aanloop naar het conflict. Dit helpt alle betrokkenen bij het nadenken. Probeer een vergelijkbare aanpak te kiezen bij het schrijven van je mails. Dat helpt je gedachten te ordenen tot een samenhangend verhaal. Een helder verhaal met een begin en een eind houdt de aandacht van de lezer beter vast dan een verhaal met verwarde feiten en meningen.

5) Maak een korte, beschrijvende onderwerpregel
Controleer de onderwerpregel voordat je op ‘verzenden’ klikt. Als deze leeg is, zal de mail verdwalen in de overvolle mailbox van de ontvanger. Maak een korte, beschrijvende regel. Vraag je iemand actie te ondernemen? Benadruk het door het in de onderwerpregel te zetten. Dat maakt je verzoek makkelijker te vinden en te vervullen.

6) Let op wie je cc’t
Klik niet automatisch op ‘Allen beantwoorden’. Neem alleen degenen in de cc mee die direct begrijpen waarom ze de mail ontvangen. Als je mailpartner teveel mensen ge-cc’d heeft, wil je die mensen niet nog eens vervelen met mail die niet voor hen bestemd is. Vermijd het gebruik van BCC, tenzij je absoluut zeker bent dat het nodig is. Anders krijg je een slechte reputatie omdat je indiscreet bent.