Convenant tussen freelance vertalers en vertaalbureaus naar Hongaars model

Op 1 november 2022 kwamen de afgevaardigden van de Vereniging van Tolk- en Vertaalbureaus in Nederland (VViN), het Nederlands Genootschap van Tolken en Vertalers (NGTV), de Vereniging Zelfstandige Vertalers (VZV) en de Society of English-language professionals in the Netherlands (SENSE) bij elkaar voor de officiële ondertekening van het convenant in Dynahouse in Nieuwegein!

Na het webinar van 13 juli 2021 heeft het NGTV een werkgroep opgericht om alle onderdelen van het convenant nog eens zorgvuldig na te lopen. Deze werkgroep heeft vervolgens verbeteringen uitonderhandeld over de volgende onderwerpen:

• raamovereenkomst
• uitbesteding van vertalingen
• passieve acquisitie en concurrentiebeding
• aanbesteding en tarieven
• vertaalprocedures
• revisie
• klachtenprocedure
• aangepaste tarieven voor beginnende vertalers
• betalingstermijnen

De samenvatting van alle verbeteringen met een gedetailleerde vergelijking van alle wijzigingen tref je via onderstaande link. Met grote dank aan Jan Machiel Butter, die deze vergelijking - monnikenwerk! - heeft opgesteld.

Tijdens de bijzondere ALV van 16 juni 2022 zijn de belangrijkste wijzigingen samengevat, was er gelegenheid om vragen te stellen en meningen uit te wisselen en werd het Convenant in stemming gebracht.

---

Op 13 juli 2020 werd een webinar georganiseerd over het concept dat er tot dan toe lag. Je kunt het concept van het convenant hier downloaden. Het webinar kun je via deze link nog eens beluisteren. De vragen en antwoorden die naar voren zijn gekomen tijdens het webinar en welke eerder al waren ingestuurd worden in dit document beantwoord.

Hongarije

Vroeger stonden in Hongarije de vertaalbureaus en de freelancers lijnrecht tegenover elkaar. Wederzijds wantrouwen en cynisme verziekten de verhoudingen. De toenmalige organisaties van vertaalbureaus en freelancers werkten niet mee aan een oplossing. Toen richtten jonge professionals twee nieuwe organisaties op: AHTI (tolken en vertalers, evenknie NGTV) en Proford (vertaalbureaus, evenknie VViN). Zij wilden de al jarenlang slepende kwesties wél voortvarend aanpakken. Hoe gingen de nieuwe organisaties te werk?

In een eerste fase stelden zij los van elkaar teksten op over best practices in de vertaalpraktijk. Alles moest op tafel. Vervolgens stuurde elke organisatie een team van afgevaardigden met mandaat om met elkaar te onderhandelen net zo lang totdat er consensus was over een gemeenschappelijke tekst (vergelijk de lock-out bij een paus-verkiezing met de ‘witte rook’ symboliek bij een akkoord). Daarna begon het eigenlijke werk.

De onderhandelingsdelegaties moesten het akkoord van hun achterban zien te krijgen. Voorlichting was daarbij van cruciaal belang. Het was hard nodig dat freelancers een beter begrip kregen van de eisen die klanten aan vertaalbureaus stellen. In de mindset van velen waren vertaalbureaus primair uit op maximalisering van hun eigen marge zonder zich te bekommeren om de positie van freelancers.

Er bestonden de nodige pijnpunten, niet alleen bij freelancers, maar ook bij vertaalbureaus. Een daarvan was de kwestie wie eigenaar is van de vertaalgeheugens. Een ander punt was de verantwoordelijkheid voor het eindproduct. Het convenant bevat onder andere de volgende onderwerpen: contractering, certificering, kwaliteitseisen, ISO-standaards, gebruik CAT-tools, copyright, klachtenafhandeling, betalingsvoorwaarden en alle andere onderwerpen die deel uit maken van algemene voorwaarden.

Een aantal hete hangijzers zijn in het convenant opgelost, maar dit geldt niet voor alle pijnpunten. Partijen hebben b.v. geen afspraken kunnen maken over een minimumtarief. De freelancers voorzagen dat dit zou gaan werken als standaardtarief en wilden om die reden geen minimumtarief. Baanbrekend is de manier waarop de organisaties met elkaar tot deals zijn gekomen: posities in kaart brengen, puzzelend onderhandelen op basis van gelijkwaardigheid en samen denken in oplossingen.

Daarna committeerden de organisaties zich om het convenant te respecteren. De vertaalbureaus en freelance vertalers verplichtten zich om voorkeur te geven aan partijen die het convenant hebben onderschreven. De Hongaarse initiatiefnemers hopen dat hun model tot voorbeeld dient in heel Europa.

De Engelstalige teksten van de convenanten vind je in de volgende links: Proford; convenant tolken en convenant vertalers

---

Nederland

Op 6 juli 2018 troffen de besturen van de Vereniging van Vertaalbureaus in Nederland (VViN) en het NGTV elkaar voor een verkennend overleg over de haalbaarheid van een convenant naar Hongaars model in de Nederlandse markt. Wat zijn de gezamenlijke belangen van freelance vertalers en vertaalbureaus? Wat is de toegevoegde waarde van een vertaalbureau? Tegen welke pijnpunten lopen freelancers aan als zij werken via een vertaalbureau? Kunnen we die pijnpunten in overleg met de VViN oplossen door bijvoorbeeld best practices uit de praktijk bij vertaalbureaus tot norm te verheffen? Staan onze leden achter het idee van een convenant naar Hongaars model? Wat houdt het Hongaarse model in? Wat heb je als NGTV-lid aan een convenant? Gesteld dat we de handen op elkaar krijgen voor een convenant, wie gaan dan namens het NGTV onderhandelen met de VViN - in de geest van het Hongaarse model? Op dit moment veel vragen, maar (nog) geen antwoorden.

Toegevoegde waarde van vertaalbureaus

Bij de freelance vertalers in Hongarije was er aanvankelijk weinig begrip voor de eisen die opdrachtgevers stellen aan vertaalbureaus. De Hongaarse partijen bij het convenant hadden een flinke kluif aan de communicatie over het werk dat de bureaus verzetten, over de toegevoegde waarde die zij leveren. Het NGTV-bestuur sprak daar ook over met de VViN. De toegevoegde waarde van vertaalbureaus voor de opdrachtgevers én de freelancers ligt onder meer op de volgende terreinen:

1. Acquisitie, bemiddeling en contractering;
2. Proofreading en revisie van concept-vertalingen;
3. Kwaliteitscontrole van het eindproduct;
4. Vertaalmanagement, -coördinatie en -begeleiding (met name zeer grote en/of spoedeisende opdrachten);
5. Deskundigheids- en kwaliteitsbevordering (bijvoorbeeld op specialisatiegebieden);
6. Gebruik CAT-tools en andere technologie (garantie van allerlaatste software updates, helpdesk, etc.)
7. Bewerking brontekst, bronvoorbereiding;
8. Ratingsysteem (Livewords, zie vorige editie Linguaan);
9. Afhandeling van klachten van opdrachtgevers; en
10. Facturering en andere administratieve afhandeling (administratief ‘ontzorgen’).

Inzicht in de problemen van de freelance vertaler (of het vertaalbureau…)

Bij vertaalbureaus werken vaak managers en beheerders die professionals in hun vakgebied zijn, maar geen insiders in de wereld van vertalers. Zij zien en weten niet altijd waar de problemen en pijnpunten liggen van de freelance vertalers die de beloften van het bureau aan de opdrachtgever waar moeten maken. Het niet zien - of niet weten - leidt in de praktijk tot talrijke - kleine en grote – pijnpunten bij vertalers. Daar komt bij dat de reputatie van de grotere vertaalbureaus bij freelance vertalers niet goed is. De perceptie dat grote vertaalbureaus commerciële bedrijven zijn die over de rug van freelance vertalers geld verdienen, is wijdverbreid. Verder zouden vertaalbureaus een bepaald percentage inhouden op de tarieven die zij aan hun opdrachtgever in rekening brengen, waardoor freelancers gedwongen zouden worden voor lage tarieven te werken. Dit behoeft enige nuancering.

Als freelancer maak je een tariefafspraak die lager is dan die je met een directe klant maakt. Maar voor dat verschil ‘koop’ je als freelancer de diensten van een vertaalbureau. Het staat iedere vertaler vrij om voor een vertaalbureau te werken, niemand dwingt of verplicht je daartoe. Vertalers die voor een vertaalbureau werken, kiezen daar voor en krijgen er iets voor in ruil. Namelijk ondernemersgemak. Ze hoeven niet zelf meer te acquireren, krijgen feedback op hun werk en hoeven niet zelf achter niet of slecht betalende klanten aan. Ze maken volop gebruik van de toegevoegde waarde van vertaalbureaus. Dat betekent niet dat er geen pijnpunten zijn - over en weer.

Pijnpunten

Veel genoemde pijnpunten zijn de volgende:

1. Aansprakelijkheid - de verdeling daarvan over het bureau en de freelance vertaler;
2. Kwaliteit - de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de vertaling en de lay-out;
3. Eigendom - de intellectuele eigendom van de gebruikte vertaalsoftware inclusief de woordenlijsten;
4. Tarieven - de hoogte van het aan de opdrachtgever in rekening gebrachte tarief – en korting op basis van TM’s – gaat het voordeel echt altijd naar de klant?
5. Deadlines - opgelegde, onredelijke levertijden als het bureau de opdracht koste wat kost wil binnenhalen;
6. Formaat bronteksten - niet-bewerkbare teksten, zoals ongeconverteerde of slecht geconverteerde pdf-documenten;
7. Complexiteit - in tarief en/of levertijd geen rekening houden met factoren die de complexiteit verhogen: specialisatie, specificiteit, versnipperde brontekst, werken in een ander systeem (d.w.z. dat van het vertaalbureau of van de opdrachtgever);
8. Revisie - de afwezigheid van, c.q. het gebrek aan revisie door het vertaalbureau; als de vertaler zelf de revisie moet regelen, hoort daar wel financiële ruimte en tijd bij;
9. Direct overleg met opdrachtgever - slechte afhandeling van vragen van de vertaler aan de klant; bureaus spelen deze te traag door of houden het stellen van vragen af;
10. Terminologie vakgebieden - de klant wordt geleid te denken dat de vertaler de terminologie van alle vakgebieden beheerst, terwijl dit, bij gebrek aan een lijst van de klant, door samenwerking tot stand moet komen: met voorstellen en constructieve feedback;
11. Feedback versus klacht - daar zit een verschil tussen; aanpassingen van de klant betekenen nog niet dat de vertaler te kort is geschoten;
12. Veel eisen, geen adequate compensatie - lange waslijsten aan eisen voor sommige opdrachten, zonder dat daar compensatie tegenover staat, bijvoorbeeld eerst een boek moeten lezen, of SEO-sleutelwoorden moeten zoeken…
13. Annuleren opdracht - tijd reserveren, verzetten of annuleren van een opdracht: de klant wordt niet vooraf geattendeerd op het feit dat het verzetten of annuleren van een opdracht niet altijd gratis kan;
14. Vertrouwelijkheidsverklaring - onder de noemer ‘vertrouwelijkheidsverklaring’ dringt het bureau de freelance vertaler voorwaarden op die laatstgenoemde niet als reëel ervaart, dit onder het motto “Take it or leave it!”

Ongetwijfeld hebben de vertaalbureaus ook hun eigen ervaringen en pijnpunten, kleine en grote.

Best practices uit de vertaalpraktijk

Pijnpunten over en weer… is het dan alleen maar kommer en kwel? Nee, natuurlijk niet. Het punt is dat iedere vertaler graag ‘fair’ behandeld wil worden, erkenning en waardering voor zijn of haar werk verdient en een passend, eerlijk tarief wil krijgen. Sommige vertaalbureaus onderscheiden zich door middel van een set goede afspraken, noem het ‘best practices’. Wat als we dit soort best practices nu eens zouden inventariseren en als norm zouden verheffen? Dat is precies waar de Hongaren in hun convenant aan gewerkt hebben. Ook al hebben zij niet alle pijnpunten opgelost. Hoe hebben de Hongaren dit voor elkaar gekregen? Hun uitgangspositie was zeker niet benijdenswaardig.

Onderhandelen: touwtrekken versus samen puzzelen

Bijzonder aan het Hongaarse convenant is de manier waarop het tot stand is gekomen. Het draagt elementen in zich van ‘het nieuwe onderhandelen’. De verschillen tussen het oude en nieuwe onderhandelen komen in het kort op het volgende neer:

Oud: touwtrekken

1. Winst van de een is het verlies van de ander.
   
2. Inspanning is gericht op winnen, al is dat ten koste van de ander.
3. Extra inspanning wordt opgeheven door extra inspanning van de ander.
4. Escaleert gemakkelijk tot ruzie, impasse, conflict.

Optimaal resultaat is een compromis.

Nieuw: samen puzzelen

1. Winst van de een is ook winst van de ander.
2. Inspanning gericht op samen winnen.
3. Extra inspanning wordt verdubbeld door extra inspanning van de ander.
4. Partijen winnen of verliezen samen.

Optimaal resultaat is consensus over het resultaat.

Puzzelend onderhandelen gaat nog een stap verder. Toegepast op VViN en NGTV: het komen tot een convenant is een gezamenlijk project, dat alleen gerealiseerd kan worden als de partijen er samen op basis van gelijkwaardigheid verantwoordelijkheid voor nemen. Dat is verre van gemakkelijk en lijkt op het eerste gezicht niet zo goed bij onderhandelen te passen. Het gezamenlijk belang voor het NGTV en de VViN is de zich zeer razend snel ontwikkelende technologie. Dat is een echte gamechanger voor vertalers.

VViN: haalbaarheidscheck in ALV

Het bestuur van VViN stelt haar ALV op 2 oktober voor te verkennen of een convenant naar Hongaars model haalbaar is in de Nederlandse markt. Het NGTV doet dit in ieder geval in de ALV van 30 november - en ook voorafgaand daaraan wellicht in de kringen en secties.

Het verkennende gesprek in juli gaf alle aanleiding om de intentie uit te spreken een dergelijk overleg op regelmatige basis te herhalen. VViN en NGTV hebben gezamenlijke én tegenstrijdige belangen en staan open voor elkaars standpunten.

NGTV: verkenning én oproep

Het bestuur zoekt actieve leden, die het nieuwe, puzzelend onderhandelen met VViN zouden willen oppakken. We streven naar een werkgroep van drie tot vier leden, die uiteindelijk een opdracht meekrijgt vanuit het bestuur en ook overlegt met en rapporteert aan het bestuur. Het is onbezoldigd werk. Maar als het NGTV erin slaagt een convenant te sluiten met VViN, dan is jouw deel: eeuwige roem, verrijking van kennis, inzicht en vaardigheden en uitbreiding van je netwerk. En het onbetaalbare besef dat je samen met andere actieve leden iets historisch waardevols voor de sector hebt bereikt.